[η]TaskChuteでタスクを回すためのコツ~先送りしてナンボ編~

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TaskChuteにルーチンタスクと単発タスクを入れたら、あとは使いながら改善を重ねて行くのみです。

今回はTaskChuteをうまく使うためのコツを2つ紹介します。

1. 先送りを躊躇なく使う

タスクの先送りは躊躇なくしましょう。躊躇なくです。

完璧なTaskChuteを組み、終了予定を決めた後は、作ったTaskChuteをできるだけ崩したくなくなります。しかし悲しいかな、時間が進むにつれ、割込仕事などでTaskChuteは崩れ、終了予定が後ろへずれて行きます。

そうなった時、今日やる必要のないタスクは翌日以降に先送りしてください

「いや!朝に決めたことはやり通すんだ!」と言ってすべてのタスクをやろうとするのは愚者の行為です。そんな使い方をしている人は、「TaskChuteっての使ってみたけど、全然忙しさ変わらなかった。あれは効果ないな」と言い始めることになります。

それ、TaskChuteが悪いのではなく、あなたの使い方が間違っているだけですから!

TaskChuteを使いこなすには、複数のタスク管理手法を一緒に身に付けなければなりません。(詳細は次回)

その一つが先送りを受け入れることです。トートロジーですが、今日やる必要のないものは、今日やる必要はないのです。

「そうは言っても、以前、着手を遅らせたら間に合わなかった経験があるから、できるだけ今日やれることは今日やっといた方が…」

それは見極めが足りなかっただけです。その着手を遅らせたタスクは先送りしてはいけないタスクだったが、あなたがそれに気付かず、誤って先送りしてしまっただけです。

一回見極めを誤ったから、すべてのタスクを早く終わらせようとする。それは完全な思考停止です。

置かれている状況から、タスク実行中に起こりうる出来事を推測する、推測に足る情報が無かったら自分から取りに行く、各タスクを分類し先送り可能か否かを精査する、その繰り返しで見極めの精度を上げていく。。

最短でタスクを処理するには、分析に分析を重ね、その上に実験に実験を重ねる必要があります。タスクシューターは、早く帰っているからと言ってラクをしているわけではないのです。

閑話休題。

TaskChuteは先送りをすることを見込んで作られてますので、先送り用の機能も揃っています。

▼それがこの「日付変更」と「先送り」です

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わたしが使っている「日付変更」から説明すると、

▼先送りしたいタスクを選択し、

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▼「日付変更」のショートカットキーを押すと下図のボックスが出てきます

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「翌日」がデフォルトで入っているので、そのままOKを押すと

▼日付が翌日になり、タスクが先送りされます

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もちろんボックス内のコメントに書いてある通り、先送りしたい日付や日数を入れればその日まで先送りされます。

ちなみに先送りするタスクがルーチン設定されていると、上記のボックスが出る前に別のボックスが現れ、次のリピートタイミングへ先送りするかを聞いてくれます。

▼一週間毎のリピートタスクだとこんな感じ

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ここで「いいえ」を選ぶと最初に紹介したボックスへ進む仕組みです。

もう一つの先送りの機能、(文字通り)「先送り」は「日付変更」と仕組みは同じです。

▼「日付変更」との違いは、先送りしたタスクの先頭に■が追加される点です。

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先送りすればするほど■が追加され、タスクを完了すると■はすべて消えます。

先送りしたタスクであることがわかるように■マークがつくのだと思いますが、わたしはマークがなくても何を先送りしたかは把握でき、2回以上先送りするような状況であれば、「そもそものタスク配分戦略が間違っている」と判断し、振り分け方を根本的に考え直すので、今は使っていません。(よい使い方があったらぜひ教えてください!)

2. 単発タスクの最小見積単位は15分

これは完全にわたしの経験則ですが、何か一つのことをやる場合、最低15分はかかると思っておいた方がいいです。

感覚として「5分、10分で終わる」と思う仕事でも、取りかかってみると着手前には気付けなかったことが起こり、それを解決するためにもう1工程追加しなければならないなんてことが往々にして起こります。

プロジェクト管理の世界で言われている「実作業時間は見積時間の1.4倍かかる」という話は、個人のタスク処理にも当てはまるのです。

100時間のつもりで計画を組んでも、実際は140時間かかるケースが多いというのです。
時間の見積もりをどうするか? −「仕事が忙しい!」の9割は思い込みだった【2】(プレジデントオンライン) – goo ニュース

ということで、わたしはバッファ(予備時間)を含めて、単発タスクの最小見積単位を15分としています

15分以上かかりそうなものは、30分、45分と、15分単位で時間を積み上げていきます。

この15分単位で積み上げる方法のデメリットは見積精度が落ち、バッファを余分に取ってしまう可能性があることですが、わたしは「タスクを早く終えたのであれば明日のタスクを前倒しすればいい」という考えなので気にしていません。

それよりも単独タスクの見積時間の精度を上げるために頭を悩ませる時間と労力の方が惜しいと考えます。

1タスクの所要時間が大きければ大きいほど、時間を正確に見積るのは難しくなりますから、15分以上の場合は15分単位で積み上げても問題無いというのが、TaskChuteを2年以上使った現時点での結論です。

まとめ

レベル2の段階では上記の2点を押さえていれば、とりあえずタスクを回すことはできるのではないかと思います。

他にも自分なりのコツはありますが、それらはTaskChuteを使い慣れたレベル5や6でまた紹介します。



紹介記事を読んで、「こうした方がもっといいよ!」と思ったら、Twitterで教えて頂けたらうれしいです。TaskChuteを育てることがもはや趣味となってますので。


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気になった方はぜひ試してみて下さい。下の画像からTaskChuteのサイトへ飛べます。
(旧バージョンを使い込み過ぎると、TaskChute2への移行作業に時間がかかるので、少しでも気に入ったらすぐTaskChute2を導入した方が良いです。)
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以上、「ハックの哲学」のイド♂(@idomars)がお送りしました。


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