[η]TaskChuteで定時に帰れる~新社会人にオススメする理由1~

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一見、取っつきにくいタスク管理ツールNo.1のTaskChute。

わたしは昨年入社の新社会人5人にTaskChuteを教えました。はじめは「少し無茶したかな」と思いましたが、今はみんなTaskChuteなしでは仕事ができない」と言っています。

なぜわたしは新社会人に真っ先にTaskChuteを教えたのか。

その理由を数回に渡って話します。

第1回目は、TaskChuteでの時間の見える化とその効果について。

TaskChuteで時間の見える化を学べる

やりたいことをやるためには、時間の見える化が必須です。それは仕事においても同じです。

参考⇒[η][TaskChute]やりたいことをやる為のはじめの一歩 | ハックの哲学

TaskChuteを使えば以下の3つが分かり、自分が何にどれだけ時間を使って、今日はあとどれぐらい時間を使えるかを把握できます。

  1. その日の作業の見積時間
  2. 各作業時間の実績
  3. 現在時刻に当日分の1を足した終了予定時間

▼スクリーンショットを取った日時は3/24の5:57。5:57に、エクセルB列の月日に3/24と入力されている作業の見積時間を足した時間が右上の終了予定10:41。

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自分が何にどれだけ時間を使っているかは実績列を見ればわかり、あとどれぐらい時間を使えるかは、終了予定を見ればわかります。

終了予定があるおかげで、自分で決めた終了時刻が17:30とすると、ある時点での終了予定が15:00であれば、その時点で2時間30分、仕事を追加できることが一瞬でわかるのです。

ただのTodoリストで同じことをやろうとしたら、それぞれのTodo完了までの時間を考え、それらを今の時間に合計するという作業を頭の中で行う必要がありますが、TaskChuteは自動でやってくれます。

TaskChuteによる時間の見える化で得られる2つの効果

TaskChuteによる時間の見える化の効果は以下の2つです。

  1. 決めた時間に仕事を終えられる
  2. ストレスなく残業できる

1.決めた時間に仕事を終えられる

TaskChuteによる時間の見える化の最大の恩恵は、決めた時間に仕事を終えられることです。

決めた時間に仕事を終えるには?

予定通りに進む仕事などほとんどありません。範囲を1日に区切っても、その1日の中で想定外の出来事が次々と襲いかかってきます。

特に新社会人は、先輩や上司から突然「コレ、今日中にやって」的な依頼が舞い込むことが多く、大変だと思います。

そんな混沌の中、決めた時間に仕事を終えるには、予定が乱れたらすぐに予定変更を行う必要があります。

想定外の出来事は工夫によって減らすことはできますが、0にはできません。自分ではコントロールできない外的要因が絡むからです。

だからこそ、想定外の出来事という嵐に見舞われても耐えられる、柳の様にしなやかな予定変更が不可欠なのです。

予定変更の判断基準

柔軟に予定変更できるかできないかは、その日の自分の仕事量と持ち時間を把握しているか否かに左右されます。

想定外の出来事が発生した際の予定を変更するかしないかの判断基準=残りの仕事を残りの持ち時間ですべてこなせるか否かだからです。

終了予定を見れば予定変更の判断がつく

想定外の出来事が発生した際、残りの仕事を残りの持ち時間ですべてこなせるか否かを把握していることが重要と言いましたが、なんとTaskChuteを使えば一目瞭然です。

先ほど説明したTaskChuteの終了予定。この時刻が事前に決めた仕事終了時刻内であれば、予定を変更する必要はありません。逆に事前に決めた時刻をオーバーしていたら予定を変更する必要があります。

▼この終了予定がキモ!

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予定変更の判断が最速でできる

終了予定はTaskChuteのメイン画面右上に常に表示されており、リアルタイムに変動します。なので、想定外の出来事に対応したことをTaskChuteに記録した瞬間に終了予定が後ろにズレるので、その場で予定変更の判断ができます。言い換えれば、最速で予定変更の判断ができるのです。

これは、その日の仕事量と持ち時間を終了予定で一目で確認できる&終了予定が常時表示されているTaskChuteだけの大きな利点です。

なぜ大きな利点と言えるのか?

それは予定変更を決め、実際に予定変更のアクションを起こすときに大きな効果を発揮するからです。

予定変更を決めたら、次はその手段

予定変更を決めたら、次はどのように予定を変更するかの手段を考える必要があります。

と言っても、変更の手段は以下の2つしかありません。

  1. 作業を明日以降に先延ばしする
  2. 作業時間を減らす
1.作業を明日以降に先延ばしする

作業を明日以降に先延ばしすれば、その作業時間分、終了予定は早まります。

この場合、先延ばしする作業が自分だけで完結し、納期がない仕事なら問題ありません。

しかし、人から依頼され、その納期が当日の場合、依頼者に納期交渉をする必要があります。ここで、最速で予定変更ができることが効いてきます。

2. 作業時間を減らす

作業時間を減らせば、その分終了予定は早まります。

しかし、わたしはこの手段はあまり使いません。なぜなら、作業時間を減らしても、終了時間は大して早まらないことが多いからです。

さらに作業時間を減らした分、作業の完了は遅れるので、下手すると1と同じく納期交渉が必要になる場合もあります。

かかる手間が同じなら、より多く時間を削減できる1の手段を取る、と言うことです。

TaskChuteを使っていると納期交渉が通りやすい

前項1の、人から依頼され、納期が当日の仕事の納期交渉に、最速で予定変更ができることが効いてくる理由を説明します。

もしあなたが仕事の依頼者の場合、当日の納期の仕事について12時に納期交渉されるのと、18時に納期交渉されるのと、どちらがよいですか?

もちろん、12時ですよね。 納期が遅れる連絡は早ければ早いほうがいい。 なぜなら、今度は自分が納期が遅れる旨をお客様や他部署に連絡する必要があったり、納期が遅れを反映したスケジュールを組み直したりする必要があり、そのための時間は多ければ多い方がいいからです。

TaskChuteを使っていれば最速で予定変更ができ、早い段階で納期交渉ができるので、納期交渉が通りやすくなるのです。

2.ストレスなく残業できる

上では予定を変更できる場合の話をしましたが、予定を変更できないこともあります。そんな時にもTaskChuteは役に立つのです。

予定変更できない場合

あなたは想定外の出来事への対応した後、終了予定が遅くなったので、予定を変更するか検討しました。しかし、残りの仕事が重要であったり、どう考えても今日中に終わらせないとマズかったりなどの理由で変更できませんでした。

そうなると、その場で終了予定の時間まで働くという決断をして仕事に戻ることになります。

一方、TaskChuteがなければ、想定外の出来事が起こった後も特に何も意識せずにそのまま仕事を再開し、考えていた終了時刻を過ぎてから「結局、今日も帰るの遅くなっちゃった。。」とイライラすることになります。

残業するかを自分で決められる

仕事をしていたらいつの間にか夜遅くになっているのと、自分で決めて自発的に遅くまで仕事をするのとでは、ストレスの大きさに差が出ます。

やっていることは同じでも、周りの環境(外的要因)のせいで「帰るのが遅くなった」と思うとストレスが溜まりますが、自分の意思でやると決めた場合はストレスはかからず、むしろ達成感が生まれます。

この様に、TaskChuteの最速で判断できる特徴は、予定を変更できない場合でも効果を発揮するのです。

まとめ

後半は少し脱線しましたが、TaskChuteを使いこなせれば基本的に決めた時間に仕事を終えられるようになります。

社会人一年目で「毎日遅くまで仕事してるなぁ。仕事って、会社ってなんなんだろう。」とネガティブな気持ちになって貰いたくないので、わたしは新社会人に真っ先にTaskChuteを教えました。



最新のTaskChute2は有料ですが、旧バージョンは無料で使えます。
気になった方はぜひ試してみて下さい。下の画像からTaskChuteのサイトへ飛べます。
(旧バージョンを使い込み過ぎると、TaskChute2への移行作業に時間がかかるので、少しでも気に入ったらすぐTaskChute2を導入した方がいいです。)
TaskChute2大



以上、「ハックの哲学」のイド♂(@idomars)がお送りしました。


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